Quản trị tri thức – Tầm nhìn lớn của lãnh đạo

Tri thức là tài sản

Rất nhiều lãnh đạo đã nhìn nhận được giá trị của công ty nằm ở chính mỗi nhân sự giỏi mà họ có chứ không phải những cỗ máy sản xuất hữu hình hay những tòa nhà lớn... Chính xác hơn, tri thức (knowledge) của mỗi nhân sự mới thực sự là tài sản quan trọng nhất của công ty. Tri thức, ở đây là sự hiểu biết, kiến thức, kỹ thuật cá nhân và kinh nghiệm của nhân sự trong công việc, quan hệ đối tác... Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng nắm bắt được ý nghĩa của việc quản lý, phát huy nguồn tài sản tri thức đó.

Ông Hoàng Tô, chủ tịch HĐQT công ty Cổ Phần Công Nghệ Tinh Vân cho biết: Công ty đã không ít hơn một lần phải đối mặt với sự ra đi của những nhân sự quan trọng. Những sản phẩm họ làm ra tuy đã được quản lý tốt, được kế thừa và phát triển nhưng đó chưa phải là tài sản quan trọng nhất. Cái quan trọng nhất là khi đi họ mang theo tri thức, để lại cho công ty một lỗ hổng không dễ gì lấp đầy, đôi khi là kiến thức về cả một lĩnh vực.

Nhiều tổ chức dành hàng trăm triệu đồng đào tạo nhân viên mỗi năm. Thế nhưng, tri thức mà nhân viên thu nhận từ đào tạo có mang lại giá trị cho công ty hay không thì rất ít tổ chức tính toán được. Sự lãng phí còn thể hiện rõ hơn khi lượng thời gian bỏ ra để tìm kiếm những tri thức mà thực tế đã tồn tại trong tổ chức là rất lớn.

Ông Tô nhấn mạnh: nếu mỗi tổ chức không biết cách quản trị (QT) tri thức tốt thì tài sản của công ty sẽ rất nhỏ bé và ngược lại, nếu tri thức được tích lũy, phát triển và quản lý tốt sẽ giúp cho khối tài sản của công ty tăng trưởng không ngừng. Nói cách khác, nếu trước đây vấn đề phát triển của doanh nghiệp (DN) phụ thuộc vào thế mạnh quản lý kinh tế thì nay, trong nền kinh tế tri thức, sự tồn tại và phát triển bền vững của mỗi DN phụ thuộc vào chính thế mạnh QT tri thức (Knowledge Management - KM).

Quản lý tài sản tri thức thế nào?

Trong thực tế, tri thức thường tồn tại riêng rẽ trong mỗi cá nhân thông qua quá trình hấp thụ thông tin của riêng họ và chỉ có người đó mới sử dụng được. Không ai ở bên ngoài có thể vận dụng tri thức đó nếu họ không chia sẻ. Để tri thức của mỗi cá nhân biến thành tài sản tri thức của tổ chức, để mọi người có thể cùng khai thác, sử dụng cho sự phát triển chung đòi hỏi phải có một cơ chế, quá trình kiến tạo, lưu giữ, chia sẻ, phát triển trong mỗi tổ chức. Để thực hiện điều này, vai trò của người lãnh đạo có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Không chỉ khuyến khích, ghi nhận việc chia sẻ tri thức, nhà quản lý phải chủ động tham gia chia sẻ tri thức một cách tích cực bên cạnh việc hướng nhân viên cùng phát triển các nguồn tri thức nội bộ như cộng đồng chia sẻ, hội thảo nội bộ... Quá trình này không chỉ làm giàu tri thức của các cá nhân mà còn là động lực cho việc không ngừng học hỏi của từng nhân viên.

Các tổ chức lớn trên thế giới đã đúc kết một số kinh nghiệm về KM như sau:

• Các chính sách và quy trình QT tri thức cần được văn bản hóa để tránh những hiểu lầm không đáng có đồng thời dễ dàng cho việc phát hiện sai lầm xảy ra ở giai đoạn nào.

• Xây dựng hệ thống tài liệu thống nhất để nắm bắt tri thức. Như đã nói ở trên, tri thức của một người không dễ truyền đạt cho người khác. Bằng cách thể hiện tri thức đó qua viết tài liệu, trao đổi... tổ chức sẽ hoàn thiện được hệ thống tài liệu và kho cơ sở dữ liệu tri thức chung.

• Chú trọng đào tạo, chuyển giao tri thức. Văn hoá chia sẻ rất cần thiết trong hoạt động đào tạo. Những người có kinh nghiệm nên được khuyến khích và tự mình thấy có trách nhiệm trong việc chia sẻ, hướng dẫn những người ít kinh nghiệm hơn. Bên cạnh đó, tổ chức có thể tận dụng lượng tri thức của tổ chức khác nếu tri thức đó không được sử dụng đúng nhưng phải biết cách bảo vệ tri thức riêng của tổ chức mình.

• Liên tục cập nhật thông tin mới và học hỏi kinh nghiệm từ những việc đã làm và kinh nghiệm của tổ chức khác

• Chú trọng đến nhân tố con người. Con người có thể tạo ra tri thức mới và chỉ có con người mới có khả năng vận dụng tri thức đó để tiếp tục tạo ra những tri thức mới hơn. Tổ chức cần có chính sách tuyển dụng nhân lực trẻ, tạo điều kiện để những người có kinh nghiệm làm việc với những người mới. Có chế độ đãi ngộ phù hợp... Phải luôn chú ý rằng tri thức của một người vốn nhiều hơn những gì anh ta thể hiện.

Để tri thức của mỗi cá nhân biến thành tài sản tri thức của tổ chức, để mọi người có thể cùng khai thác, sử dụng cho sự phát triển chung đòi hỏi phải có một cơ chế, quá trình kiến tạo, lưu giữ, chia sẻ, phát triển trong mỗi tổ chức.

• Ứng dụng CNTT. Cuối cùng, để các hoạt động chia sẻ, diễn ra một cách hiệu quả thì không thể thiếu vai trò của CNTT. CNTT đóng vai trò hỗ trợ, làm cho việc chia sẻ, lưu giữ, cập nhật và sử dụng tri thức được thực hiện dễ dàng hơn. Hơn nữa, tri thức được kiến tạo liên tục làm cho lượng tri thức của DN ngày càng khổng lồ mà chỉ CNTT mới cho phép lưu giữ, phân loại, cập nhật, chia sẻ, sử dụng và phát triển một cách kịp thời và ổn định. CNTT là công cụ cực kỳ hiệu quả trong việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu/tri thức của tổ chức, cho phép nhân viên truy cập phục vụ việc ra quyết định kịp thời cũng như xây dựng mạng lưới KM theo chiều sâu và chiều rộng.

Điều khó khăn nhất để triển khai KM có lẽ chính là vấn đề nhận thức. Chỉ khi nhìn nhận tri thức là tài sản thì lãnh đạo tổ chức đó mới có ý thức bảo vệ, giữ gìn, đầu tư và tôn tạo chúng thành những khối tài sản lớn hơn. Nhận thức còn nằm ở văn hóa công ty, trong mỗi nhân sự của tổ chức. Bởi việc xây dựng bộ máy KM, bản thân nó không phải một dự án mà là một quá trình tích lũy không ngừng nghỉ của rất nhiều cá nhân. Do vậy nếu không bắt đầu ngay từ bây giờ xây dựng KM, có thể một ngày nào đó chính tổ chức, DN này sẽ trở thành những bộ máy rỗng, nghèo nàn và thất bại trên thương trường.