Tổng đài IP NTX

Khi doanh nghiệp (DN) muốn nâng cấp lên sử dụng các tổng đài điện thoại (ĐT) cao cấp hơn cùng nhiều dịch vụ mới trên một hệ thống mạng LAN hay VPN thì việc sử dụng một tổng đài IP dựa trên giao thức SIP (giao thức khởi tạo phiên) sẽ đáp ứng được nhu cầu này.

Tăng kết nối, giảm chi phí

Hệ thống tổng đài IP NTX được Ntegrator thiết kế với những đặc tính phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại: kết nối liên tục mọi nơi (trong nước và quốc tế), phù hợp với DN có nhiều chi nhánh (có thể kết nối tới 20 chi nhánh và hàng trăm điểm bán hàng trên cùng một hệ thống của DN). Đáng chú ý là các điểm này không nhất thiết phải có tổng đài mà chỉ cần đặt máy ĐT IP và một đường Internet hay Wifi là có thể kết nối máy ĐT đó như một máy lẻ của tổng đài. Như vậy, công ty có thể tận dụng được đường Internet và mạng LAN sẵn có để thực hiện các cuộc gọi, tiết kiệm được chi phí thoại.

Thử hình dung một công ty có 4 chi nhánh tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và Hồng Kông. Mỗi chi nhánh đều có hệ thống mạng LAN và Internet. Khi đó, việc triển khai hệ thống tổng đài IP NTX sẽ được thực hiện như sau: tại mỗi trụ sở và chi nhánh đều có 1 tổng đài NTX, một số ít đường ĐT truyền thống kết nối vào tổng đài NTX (tùy theo nhu cầu) và chủ yếu dùng máy SIP Phone (máy ĐT dùng cho tổng đài IP sử dụng giao thức SIP để thực hiện các cuộc gọi VoIP).

SIP (Session Initiation Protocol - giao thức khởi tạo phiên) là một giao thức báo hiệu được sử dụng để thiết lập các phiên trong mạng IP. Một phiên có thể đơn giản là một cuộc gọi ĐT 2 chiều, một hội nghị sử dụng truyền thông đa chiều. Tại Việt Nam, tiên phong cho ứng dụng này là dịch vụ Voice777 của Trung Tâm Viễn Thông Thế Hệ Mới.

Khi thực hiện các cuộc gọi trong nội bộ tại một văn phòng, chỉ cần nhấn số máy lẻ cần gọi. Khi thực hiện giữa các văn phòng, chỉ cần ấn mã (code) của tổng đài cần gọi + số máy lẻ, cước phí bằng 0. Còn khi thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài, chỉ cần ấn mã số gọi ra của tổng đài + số thuê bao. Chẳng hạn, mã số gọi ra của tổng đài tại Hà Nội là 5. Nếu muốn gọi cho văn phòng chính tại TP.HCM, bạn chỉ cần nhấn 5 + 08 + số ĐT tại TP.HCM. Với phương thức này, chi phí cho cuộc gọi chỉ bằng gọi trong địa bàn TP.HCM.

Việc cài đặt các kết nối giữa tổng đài với các máy lẻ đều thực hiện qua một phần mềm quản trị có giao diện rất thân thiện và thuận tiện. Do đó, người quản trị hệ thống tổng đài có thể quản trị và cấu hình hệ thống tổng đài IP, ĐT IP từ xa bằng cách truy nhập vào tổng đài IP từ ngoài qua Internet và qua mạng LAN bằng cách gõ địa chỉ IP của tổng đài trên web browser. Khi muốn chuyển ĐT từ vị trí này sang vị trí khác, thậm chí chuyển qua vùng khác hay quốc gia khác, chỉ cần cấu hình lại ĐT qua phần mềm quản trị.

Đặc biệt, với tổng đài Ntegrator, các thiết bị di động như máy tính xách tay, PDA có khả năng kết nối wifi cũng có thể là một máy lẻ của tổng đài và thực hiện các cuộc gọi VoIP thông thường bằng việc cài đặt phần mềm Soft SIP Phone (được tải về miễn phí tại địa chỉ http://www.xten.com). Ngoài ra, do tính ứng dụng cao của chuẩn SIP, một số dòng ĐT di động hiện nay cũng hỗ trợ Wifi và SIP (Nokia E60 và E61) cho phép người dùng thực hiện được cuộc gọi như một máy lẻ của hệ thống tổng đài giúp tiết kiệm chi phí so với sử dụng cuộc gọi qua sóng GSM thông thường.

Hiện tại, trung tâm Dự Báo Khí Tượng Thủy Văn Trung Ương đang triển khai hệ thống tổng đài của Ntegrator để kết nối trụ sở chính với 9 đài khu vực trên cả nước (tham khảo sơ đồ kết nối).




Tăng cường quan hệ với khách hàng

Các tính năng cơ bản của tổng đài IP NTX là: hiển thị số gọi đến, chuyển cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi. Tổng đài NTX còn có các tính năng nâng cao như trả lời tự động, hộp thư thoại, hội thảo thoại nhóm lên đến 6 bên, quản lý web tập trung.

Tổng đài NTX sử dụng phần mềm nguồn mở Linux nên chủ đầu tư không mất phí cho bản quyền phần mềm. Chi phí cho thiết bị phần cứng chỉ đầu tư một lần. Hệ thống cũng tích hợp cả phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp DN có thể quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN; quản lý các thông tin của khách hàng, đối tác; tăng cường quan hệ với khách hàng qua tính năng xem lại các cuộc gọi, dịch vụ trả lời tự động... Hiện tại, một số DN như khách sạn Fortuna, công ty chứng khoán Thăng Long, công ty Thịnh Long Tour cũng đang nghiên cứu đưa hệ thống tổng đài NTX Ntegrator vào vận hành. Đại diện công ty Minh Việt, nhà phân phối chính thức của Ntegrator, cho biết công ty đang có kế hoạch nâng cấp phiên bản phần mềm CRM hiện tại để đáp ứng hơn nữa nhu cầu của người dùng Việt Nam.

Tuy nhiên, trước khi cân nhắc đầu tư cho hệ thống tổng đài IP NTX của Ntegrator, DN cũng nên lưu ý: Khi sử dụng IP SIP Soft Phone, máy tính phải có card âm thanh, loa và micro. Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm CRM, để có hiệu quả, các thành viên cần cập nhật thông tin thường xuyên. Cũng cần lưu ý là tổng đài NTX của Ntegrator chỉ kết nối được với các loại tổng đài khác cũng sử dụng giao thức SIP.